請求書の役割
請求書は、お金を受け取る(もしくは支払う)ための書類です。
そして、金銭の受け取りだけでなく「仕事が行われた」ことを証明する書類としての役割があります。
仮に成果物に対する報酬の支払いが行われなかった場合、証拠として効果を発揮するのです。
支払い不履行などの不測の事態に巻き込まれたとき、泣き寝入りすることのないように請求書はきちんと発行しておきましょう。
請求書に記載すべき項目
請求書に記載すべき項目は以下の7点です。
必ずしも全て記載する必要はありません。
しかし必要な情報を網羅している請求書の方が書類としての信用度が高く、ひいては企業のイメージアップにも繋がります。
気持ちのよい取引で企業としての信頼感を高めるためには、以下の7点をしっかりと抑えた請求書を作りましょう。
取引先の情報
請求を行う相手先の企業情報を記入します。
「会社名(屋号)」はもちろんのこと、会社の「住所」「電話番号」などの基本的な情報を記入しましょう。
必要に応じて「担当者名」「所属部門」まで書くと信頼性が高まります。
請求者の情報
請求を行う自社の情報を記入します。
「名前」「電話番号」「住所」など、こちらも取引先の情報と同じくらい基本的な情報で構いません。
求められれば「捺印」を押せるようにしておくとなお良いです。
請求期日と支払い期限
期日は「請求をした日」と「支払いの期限」を記入しておくことが一般的です。
特に「支払いの期限」に関しては各会社で規定が異なるため、よく確認して記入するようにしましょう。
請求番号
「請求番号」とは、自社内や取引先で取引内容の確認をするために用いられる番号です。
取引を紐づけるために見積書や納品書などの別紙の必要書類と同じ番号にしておきましょう。
請求内容
請求する取引の内容を記入します。
成果物を納品した場合は「納品した商品の名前」「納品した日付」「数量」「単価」を記入するのが一般的です。
のちのちトラブルに発展する可能性を排除するためにも、金額に関する項目は詳細に記入しましょう。
合計金額
請求書によって請求する報酬の合計金額を記入します。
商品を販売すれば、消費税を受け取らなければなりません。
「商品の小計」「消費税」必要に応じて「源泉徴収額」を明確に記入しましょう。
備考
あってもなくてもいいですが、念のため備考を用意しておきましょう。
備考は請求者が請求書に記載した項目に対して伝達事項がある場合に活用できるメモスペースです。
何か取引先に伝えておきたいことがある場合に活用できるので、可能な限り用意しましょう。
日々の請求業務でリスクの削減を
請求書はお金を受け取るために必要な書類です。
お金に関する書類であるだけに、請求書の完成度が高ければそれだけで取引の信用度を高められます。
取引先に不安を抱えたまま仕事をすることのないよう今回ご紹介した7点を抑え、信頼性の高い請求書の発行を心がけてはいかがでしょうか？